Los diarios especiales (también conocidos como diarios subsidiarios) son registros cronológicos de transacciones que ocurren con frecuencia, como ventas, compras y cobros/pagos en efectivo.
Las transacciones repetitivas, como las ventas y las compras, se registran en diarios especiales y los totales de estos diarios se transfieren al libro mayor de manera regular, ya sea diariamente, semanalmente o mensualmente, como si hubiera ocurrido una sola transacción en este intervalo.
Los diarios especiales se ocupan principalmente de las cuentas subsidiarias, pero esto no es una regla. Por ejemplo, el diario de ventas generalmente se usa para registrar las ventas a crédito y las cuentas involucradas son las cuentas de deudores individuales (estas son cuentas subsidiarias) y la cuenta de ventas que es una cuenta del libro mayor.
Las empresas pueden necesitar registrar innumerables transacciones de ventas por día. Registrar todas esas transacciones directamente en el diario general llevaría mucho tiempo y sería propenso a errores. Es mucho más fácil y simple resumir todas las transacciones de ventas durante una semana, por ejemplo, y transferir el monto total a los registros generales.
Formato
Los diarios especiales tienen la forma de una tabla de numerosas filas y múltiples columnas. Cada transacción ocupa una sola fila. Los nombres de las columnas varían según el tipo de transacción en un diario especial.
Ejemplos
Ejemplos de diarios especiales que se usan comúnmente son:
- diario de ventas
- diario de devoluciones de ventas
- diario de compras
- diario de devoluciones de compras
- diario de recibos de efectivo
- diario de pagos en efectivo