El ciclo contable gira en torno a la identificación de transacciones, la realización de asientos de diario relevantes, la publicación de esos asientos de diario en libros mayores y la preparación de balances de prueba y estados financieros de esos libros mayores. Los libros de contabilidad son un componente fundamental de un sistema de información contable porque clasifican el efecto de diferentes asientos de diario de modo que obtengamos una visión general amplia de los activos, pasivos, patrimonio de los accionistas, ingresos y gastos generales.
Hay dos tipos de libros contables: el libro mayor y los libros auxiliares.
Libro mayor
Un libro mayor es el conjunto de todas las cuentas donde se contabilizan los asientos de diario. Es la principal base de datos de transacciones contables y proporciona información para la preparación de un balance de comprobación y, finalmente, un conjunto completo de estados financieros.
Mientras que el diario general registra los efectos de débito y crédito de las transacciones contables, el libro mayor presenta la vista acumulativa de esos asientos de diario en el saldo de cada cuenta.
libro auxiliar
Dado que el libro mayor contiene todas las entradas de diario históricas, algunas cuentas clave del libro mayor se vuelven tan complejas que se necesita un libro mayor separado para realizar un seguimiento de sus transacciones. Por ejemplo, el libro mayor de una empresa puede incluir solo una cuenta de cuentas por cobrar, pero la empresa puede tener miles de clientes. En tal situación, es necesario crear un libro auxiliar para mantener cada cuenta de cliente e incluir el total general de ese libro mayor en el libro mayor.
Ejemplos
El 24 de septiembre de 2014, XYZ, Inc. realizó ventas en efectivo por valor de $20 000 y ventas a crédito de $5000 al Sr. A, $10 000 al Sr. B y $15 000 al Sr. C. Para el 30 de septiembre de 2014, el Sr. A pagó su saldo completo mientras que el Sr. B pagó $6000. El Sr. C no cumplió con sus pagos.
Los siguientes son los saldos de apertura de las cuentas relevantes:
| cuentas del libro mayor general | |
| Dinero en efectivo | $12,000 |
| Cuentas por cobrar | $24,000 |
| Cuentas auxiliares del libro mayor | |
| señor a | $0 |
| señor b | $1,000 |
| señor c | $0 |
XYZ, Inc. realizará el siguiente asiento de diario el 24 de septiembre de 2014:
| Dinero en efectivo | $20,000 | |
| Cuentas por cobrar (5k + 10k + 15k) | $30,000 | |
| Ventas | $50,000 |
Ejemplo de libro mayor
Los asientos de diario se contabilizan en las cuentas del libro mayor de la siguiente manera:
| Libro mayor | |||
| Dinero en efectivo | |||
| Saldo de apertura | 12,000 | ||
| Ventas | 20,000 | ||
| Balance de cierre | 32,000 | ||
| Cuentas por cobrar | |||
| Saldo de apertura | 24,000 | ||
| Ventas | 30,000 | ||
| Balance de cierre | 54.000 | ||
| Ventas | |||
| Dinero en efectivo | 20,000 | ||
| Cuentas por cobrar | 30,000 | ||
| Equilibrio | 50,000 | ||
Al final del mes, cuando se recibe el efectivo y el Sr. C incumple, los siguientes asientos de diario se contabilizan en las cuentas del libro mayor:
| Libro mayor | |||
| Dinero en efectivo | |||
| Saldo de apertura | 12,000 | ||
| Ventas | 20,000 | ||
| Cuentas por cobrar | 16,000 | ||
| Balance de cierre | 48,000 | ||
| Cuentas por cobrar | |||
| Saldo de apertura | 24,000 | Dinero en efectivo | 16,000 |
| Ventas | 30,000 | gasto por deudas incobrables | 15,000 |
| Balance de cierre | 23,000 | ||
| gasto por deudas incobrables | |||
| Cuentas por cobrar | 15,000 | ||
| Equilibrio | 15,000 | ||
Ejemplo de libro auxiliar
La cuenta de cuentas por cobrar incluida en el libro mayor anterior es una cuenta de control, es decir, una cuenta de resumen que resume las cuentas por cobrar del libro mayor auxiliar. Se necesita un libro mayor auxiliar para la cuenta de control de cuentas por cobrar porque hay potencialmente miles de transacciones de cuentas por cobrar en un período y el libro mayor auxiliar facilita el seguimiento de esas transacciones.
A continuación se muestra una excepción del libro auxiliar de cuentas por cobrar que muestra las entradas realizadas el 24 de septiembre de 2014:
| Libro auxiliar de cuentas por cobrar | |||
| señor a | |||
| Saldo de apertura | – | ||
| Ventas | 5,000 | ||
| Balance de cierre | 5,000 | ||
| señor b | |||
| Saldo de apertura | 1,000 | ||
| Ventas | 10,000 | ||
| Balance de cierre | 11,000 | ||
| señor c | |||
| Saldo de apertura | 0 | ||
| Ventas | 15,000 | ||
| Balance de cierre | 15,000 | ||
Al final del mes, cuando se recibe el pago y el Sr. C incumple, se realizan las siguientes entradas en el libro auxiliar:
| Libro auxiliar de cuentas por cobrar | |||
| señor a | |||
| Saldo de apertura | – | Dinero en efectivo | 5,000 |
| Ventas | 5,000 | ||
| Balance de cierre | – | ||
| señor b | |||
| Saldo de apertura | 1,000 | Dinero en efectivo | 11,000 |
| Ventas | 10,000 | ||
| Balance de cierre | – | ||
| señor c | |||
| Saldo de apertura | 0 | gasto por deudas incobrables | 15,000 |
| Ventas | 15,000 | ||
| Balance de cierre | – | ||
El libro auxiliar de cuentas por pagar y el libro auxiliar de activos fijos son otros libros auxiliares de uso común.