El fondo de caja chica es una cantidad relativamente pequeña de efectivo que las empresas mantienen a mano con el fin de realizar pequeñas transacciones, como proporcionar cambio a los clientes, gastos postales, peajes de autopistas, etc. En tales transacciones, el uso de cheques lleva mucho tiempo, es costoso o es ilógico. .
Por lo general, se designa un custodio para administrar la caja chica y es su deber dar cuenta de los gastos incurridos con el fondo de caja chica. Siempre que el custodio realice un pago del fondo a un empleado o cliente, etc., debe registrar el monto que se desembolsa, el nombre de la persona a quien se realiza el pago y el motivo del desembolso.
Las siguientes son las transacciones típicas relacionadas con el fondo de caja chica.
- Creación: El fondo de caja chica se puede crear girando un cheque en la cuenta corriente de la empresa y entregándolo al custodio del fondo. El asiento de diario es para debitar la caja chica y acreditar el efectivo en el banco.
- Desembolsos: Los desembolsos individuales de caja chica no se registran mediante un asiento de diario. En su lugar, se pasa un asiento de diario en el momento de cada reposición y al final del período por el monto total desembolsado.
- Reposición: Cuando el saldo en caja chica es bajo, se pasa un asiento de diario debitando varias cuentas de gastos y acreditando caja chica por la suma de los desembolsos realizados. Luego, la caja chica se repone generalmente a través de un cheque.
- Aumento del nivel de fondos: cuando crece el volumen de transacciones que manejará la caja chica, se eleva el nivel de fondos. El asiento de diario es para debitar la caja chica y acreditar efectivo en el banco.
Ejemplo
La Compañía A creó un fondo de caja chica de $900 el 1 de enero de 2012. El asiento de diario es:
| Dinero para gastos menores | 900 | |
| Efectivo en el banco | 900 |
Durante enero de 2012 se realizaron los siguientes desembolsos del fondo:
| Material de oficina | $300 |
| Peaje de la autopista | 50 |
| Gastos de envío | 30 |
| Cargado | $350 |
El asiento de diario para registrar los desembolsos de caja chica es:
| Material de oficina | 300 | |
| Peaje de la autopista | 50 | |
| Gastos de envío | 30 | |
| Cargado | 350 | |
| Dinero para gastos menores | 730 |
La compañía repuso el fondo a través de un cheque de $730. El asiento del diario es:
| Dinero para gastos menores | 730 | |
| Efectivo en el banco | 730 |