Contabilización de documentos por cobrar

Los documentos por cobrar son activos financieros de una empresa que surgen cuando otras partes hacen una promesa documentada de pagar una determinada suma a la vista o en una fecha específica. Los pagarés por cobrar son diferentes de las cuentas por cobrar porque están formalmente documentados y firmados por la parte que promete, conocida como el emisor del pagaré, a la parte que recibe el pago, conocida como el beneficiario.

Dado que los pagarés por cobrar tienen una duración más larga que las cuentas por cobrar, por lo general requieren que el emisor pague intereses además del capital al vencimiento del pagaré. Los intereses por cobrar se reconocen en el balance general además del valor nominal de los documentos por cobrar.

Los documentos por cobrar generalmente surgen cuando las cuentas por cobrar se convierten en documentos por cobrar cuando el cliente desea extender la fecha de pago y, a cambio, acepta pagar intereses. Dicho acuerdo se registra formalmente como un pagaré. Los documentos por cobrar también surgen cuando una empresa presta una cantidad a otra parte contra una promesa documentada de devolverla.

La cantidad prometida en un pagaré puede cobrarse en una sola suma o en múltiples cuotas. Los documentos por cobrar aparecen en el balance general, ya sea como un activo corriente o como un activo no corriente. La porción que vence dentro de los 12 meses se registra como activo corriente y el resto se reconoce como activo no corriente.

El tratamiento contable de los intereses que se devengan pero quedan impagos a la fecha del balance, depende de si el interés es compuesto o simple. Si se trata de un interés compuesto, el interés acumulado que permanece impago se suma al capital del documento por cobrar y se traslada al siguiente período contable.

Entradas de diario

Cuando las cuentas por cobrar se convierten en documentos por cobrar, se requiere el siguiente asiento de diario:

Documentos por cobrar A B C
Cuentas por cobrar A B C

Cuando una empresa vende bienes/servicios o presta dinero a terceros contra pagarés, se reconoce de la siguiente manera:

Documentos por cobrar DEF
Efectivo o Ventas (ya sea un anticipo o una venta) DEF

Los intereses devengados sobre un documento por cobrar se calculan utilizando la siguiente fórmula:

Intereses devengados = Monto principal × Tasa de interés × Períodos de tiempo

Si un pagaré tiene interés simple, se contabiliza como:

Intereses por cobrar GHI
Ingresos por intereses GHI

Si un pagaré se lleva a interés compuesto, el interés devengado se debita a la cuenta de pagarés por cobrar porque el interés del período futuro se calcula con base en el monto principal del pagaré más cualquier interés impago:

Documentos por cobrar JKL
Ingresos por intereses JKL

Cuando se recibe el monto principal y los intereses devengados de un pagaré, se registra de la siguiente manera:

Efectivo/Banco MN+O
Documentos por cobrar Minnesota
Intereses por cobrar/ingresos por intereses O

Se debita en efectivo o banco la suma del monto principal y los intereses aún no recibidos. La cuenta de intereses por cobrar se acredita cuando el pagaré devenga interés simple. La cuenta de ingresos por intereses se acredita cuando los intereses recibidos aún no han sido reconocidos. No se utiliza una cuenta de intereses por cobrar cuando el pagaré tiene interés compuesto, porque en ese caso el valor en libros de los pagarés por cobrar se incrementa debitándolo, como se vio anteriormente.

Ejemplo

El 1 de mayo de 20X4, PQR, Inc. prestó $2 millones a ABC, LLC por 2 años contra un pagaré documentado. DEF, Inc., otro cliente de PQR, Inc. emitió un pagaré a 2 meses contra su saldo pendiente de $3 millones el 1 de noviembre de 20X4. El pagaré de ABC LLC tenía una tasa de interés simple del 5% pagadero anualmente, mientras que el de DEF Inc. tenía un interés del 8% compuesto mensualmente. El ejercicio económico de PQR finaliza el 31 de diciembre.

El 1 de mayo de 20X4, PQR necesita registrar el siguiente asiento de diario:

Documentos por cobrar $ 2 millones
Dinero en efectivo $ 2 millones

El documento por cobrar de DEF se reconoce de la siguiente manera, el 1 de noviembre de 20X4:

Documentos por cobrar $ 3 millones
Cuentas por cobrar $ 3 millones

El documento por cobrar a DEF devenga intereses capitalizables mensualmente, por lo que al cierre de noviembre, los intereses se devengan de la siguiente manera:

Documentos por cobrar ($3,000,000 × 8% × 1/12) 20,000
Ingresos por intereses 20,000

Al final de diciembre de 20X4, se acumulan intereses sobre los pagarés por cobrar ABC y DEF:

Documentos por cobrar ($3,020,000 × 8% × 1/12) 20,133
Intereses por cobrar ($2,000,000 × 5% × 8/12) 66,667
Ingresos por intereses 86,800

El monto cargado a los documentos por cobrar representa el interés devengado en el mes de diciembre sobre el valor en libros al final de noviembre debido a que el documento tiene interés compuesto. El monto debitado a intereses por cobrar representa el interés simple devengado sobre el documento por cobrar de ABC.

Al final de diciembre, cuando DEF paga los documentos por cobrar, se necesita el siguiente asiento de diario:

Banco ($3,000,000+$20,000+$20,133) 3.040.133
Documentos por cobrar 3.040.133

Al 31 de diciembre, el documento por cobrar a ABC se clasifica como un activo no corriente porque vence después de 12 meses a partir del 31 de diciembre. Los intereses por cobrar sobre el pagaré al 31 de diciembre se informan como activo circulante porque se recibirán a fines de abril de 20X5.

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