Contabilización de deudas incobrables

Las deudas incobrables son cuentas por cobrar u otras deudas que una empresa no espera cobrar total o parcialmente y, por lo tanto, las ha cancelado como gasto, total o parcialmente, según sea el caso. Puede haber una variedad de razones por las que una deuda puede volverse irrecuperable, por ejemplo, la incapacidad del deudor para saldar la deuda, el desacuerdo entre las partes con respecto al monto a pagar, etc.

Las deudas incobrables se reconocen como gastos porque no se espera que generen ningún beneficio económico en el futuro y, por lo tanto, deben cancelarse. El reconocimiento del gasto por deudas incobrables también da como resultado una disminución correspondiente en el saldo de cuentas por cobrar en el balance general porque las deudas incobrables ya no son un activo.

Aunque las deudas incobrables son una realidad sombría de hacer negocios a crédito, esto no significa que uno deba dejar de vender a crédito, porque una buena política de crédito compensa este inconveniente por un gran margen. Vender productos a crédito aumenta el volumen de ventas porque a los clientes les gusta tener la posibilidad de comprar a crédito y no permitir el crédito hará que los clientes se cambien a la competencia.

Existen dos métodos para contabilizar las deudas incobrables:

1. Método de estimación para cuentas de cobro dudoso, y
2. Método de cancelación directa

Estimación para cuentas de cobro dudoso

En el método de provisión para cuentas de cobro dudoso, el gasto por incobrabilidad se estima y reconoce en el período en que se reconoce el ingreso correspondiente. Esto lo convierte en un método más apropiado en comparación con el método de cancelación directa (discutido a continuación) porque está de acuerdo con el principio de conciliación de la contabilidad.

En cada período, las deudas incobrables se estiman y se llevan a gastos mediante el cargo a la cuenta de gastos de deudas incobrables y la cuenta de provisión para cuentas incobrables. El siguiente asiento de diario se utiliza para registrar la asignación:

Existen dos métodos para estimar la provisión para deudas incobrables:

1. 
   Porcentaje de las cuentas por cobrar, y
2. 
   Porcentaje de ventas.

Posteriormente, cuando se confirma que una cuenta por cobrar en particular ya no es cobrable, se elimina con cargo a la cuenta de provisión para deudores dudosos y se abona la cuenta por cobrar. El siguiente asiento de diario se utiliza para registrar la cancelación:

Cancelación directa

En el método de castigo directo, no hay estimación de deudas dudosas. En cambio, el gasto por deudas incobrables se reconoce cuando la cuenta realmente resulta ser incobrable y no solo potencialmente dudosa.

La cancelación directa se reconoce mediante el siguiente asiento de diario:

Ejemplo

Sillex, Inc. inició operaciones el 1 de enero de 20X3. Durante el año finalizado el 31 de diciembre de 20X3, las ventas de la compañía ascendieron a $20 millones, de los cuales $4 millones quedaron pendientes al final del año. Las cuentas por cobrar promedio pendientes durante el primer año ascendieron a $3 millones. Como la compañía no tenía una política integral de cuentas por cobrar durante el primer año de operaciones, gastó $220,000 de cuentas incobrables directamente. La gerencia de la compañía decidió aplicar el método de provisión del porcentaje de cuentas por cobrar para reconocer el gasto por deudas incobrables a partir del 31 de diciembre de 20X3 en adelante. Las deudas incobrables reales durante el segundo año fueron de $270,000.

Prepare todos los asientos de diario relevantes relacionados con la contabilidad de deudas incobrables para los dos primeros años de operaciones de la empresa.

Solución

Durante el año fiscal 20X3, la compañía aplicó el método de cancelación directa que implicó gastar las deudas incobrables reales de la siguiente manera:

Al final del primer año, la empresa necesita reconocer una provisión para cuentas de cobro dudoso con base en el porcentaje de cuentas por cobrar. El porcentaje se puede calcular dividiendo las deudas incobrables reales durante el primer año por el saldo promedio de cuentas por cobrar durante el período.

Porcentaje de deudas incobrables

= $220,000 ÷ $3,000,000

= 7.33%

Posible gasto por deudas incobrables para el segundo año

= 7,33 % × $4 000 000

= $293 333

La provisión para cuentas de dudoso cobro se reconocerá al final del primer año de la siguiente manera:

La provisión para cuentas de cobro dudoso es una contracuenta de las cuentas por cobrar. El saldo neto de las cuentas por cobrar en el balance al 31 de diciembre de 20X3 será de $ 2 706 667 ($ 3 000 000 menos $ 293 333).

Las deudas incobrables reales durante el año fiscal finalizado el 31 de diciembre de 20X4 se cancelan contra la provisión para cuentas de cobro dudoso de la siguiente manera:

Al final del año fiscal finalizado el 31 de diciembre de 20X4, se aumenta la provisión para el saldo de cuentas de cobro dudoso para reflejar las cuentas de cobro dudoso adicionales.