Contabilización de cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son montos que una empresa tiene derecho a recibir en efectivo/banco, con un recibo vencido en el presente o en el futuro. Las cuentas por cobrar pueden surgir como consecuencia de las operaciones principales de la empresa, es decir, el negocio habitual o, en ocasiones, pueden tener su origen en otras transacciones.

Las cuentas por cobrar se clasifican ampliamente en cuentas por cobrar comerciales y cuentas por cobrar no comerciales. Las cuentas por cobrar comerciales son aquellas cuentas por cobrar que se originan de las ventas de bienes y servicios por parte de una empresa en el curso ordinario de los negocios. Las cuentas por cobrar no comerciales son los montos adeudados por terceros por transacciones fuera del curso principal del negocio. Otra forma en que se pueden clasificar las cuentas por cobrar es si se pueden cobrar intereses sobre el monto pendiente.

Las cuentas por cobrar normalmente son activos corrientes, pero algunas pueden tener una porción no corriente dependiendo de su vencimiento.

Las cuentas comerciales por cobrar incluyen:

  1. Cuentas por cobrar
  2. Documentos por cobrar

Cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son activos circulantes que representan montos a cobrar de los clientes por los bienes vendidos o los servicios prestados. Cuando una empresa vende bienes o presta servicios, los clientes generalmente no realizan un pago en el acto. En cambio, están obligados a realizar el pago dentro de un cierto período de tiempo, llamado período de crédito. Los términos que determinan la fecha de vencimiento y el descuento disponible si el pago se realiza en una fecha determinada se denominan términos de crédito.

Cuando las ventas se realizan a crédito, se crean cuentas por cobrar, las cuales se registran mediante el siguiente asiento de diario:

Cuentas por cobrar A B C
Ventas A B C

El saldo de las cuentas por cobrar se presenta en el balance general, neto de cualquier provisión para cuentas de cobro dudoso, como sigue.

Cuentas por cobrar UN
Menos: provisión para cuentas de cobro dudoso B
cuentas por cobrar netas A-B

Cuando se cobra efectivo del cliente, el saldo de las cuentas por cobrar en el balance general se reduce a través del siguiente asiento de diario:

Dinero en efectivo A B C
Cuentas por cobrar A B C

Muchas empresas permiten a los clientes un cierto porcentaje como descuento por pronto pago cuando realizan el pago rápidamente. El descuento por pronto pago depende de las condiciones de crédito de la venta.

Documentos por cobrar

Las notas por cobrar son cuentas por cobrar respaldadas por una declaración escrita del deudor para pagar una suma específica en una fecha específica. Al igual que las cuentas por cobrar, los documentos por cobrar surgen en el curso ordinario de los negocios; pero a diferencia de las cuentas por cobrar, están en forma escrita. Los documentos por cobrar generalmente requieren que el deudor pague intereses. Pueden ser corrientes y no corrientes.

Cuando una empresa recibe un documento por cobrar, lo registra utilizando el siguiente asiento de diario:

Documentos por cobrar GRAMO
Ventas/efectivo/cuentas por cobrar GRAMO

Los intereses sobre documentos por cobrar se devengan como sigue:

Intereses por cobrar (activo) H
Intereses devengados (ingresos) H

Cuentas por cobrar no comerciales

Las cuentas por cobrar no comerciales son cuentas por cobrar que surgen de transacciones distintas a las relacionadas con el giro principal del negocio de la compañía. Ejemplos incluyen:

  1. anticipos a empleados
  2. impuesto anticipado pagado
  3. Depósitos colocados con otras compañías (si el anticipo de dinero no es el negocio principal)

Ejemplo

Scarlet Systems, Inc. (SS) desarrolló un software ERP para Johnson Tools, LLC (JT) por $ 200,000 con vencimiento dentro de los 30 días posteriores a la prueba exitosa del sistema. Las pruebas se completaron el 30 de abril y el software comenzó a funcionar. JT pagó una cantidad de $100,000 el 15 de mayo.

JT tuvo que liquidar otro gran pasivo en abril que resultó en que no pudiera pagar el monto restante de la factura (es decir, $100 000) antes del 30 de mayo. El 1 de junio, JT CFO convenció al equipo financiero de SS para que aceptara un pagaré con vencimiento dentro de los 60 días con una tasa de interés del 5% anual por el saldo pendiente restante. JT pagó los intereses y el capital de la nota por cobrar a su vencimiento.

Requerido: Registrar en diario las transacciones anteriores.

Solución

La venta de software y servicios relacionados se registra a través del siguiente asiento de diario:

Cuenta por cobrar (JT) 200,000
Ventas 200,000

El pago de JT el 15 de mayo se contabiliza de la siguiente manera:

Dinero en efectivo 100,000
Cuentas por cobrar 100,000

La conversión de las cuentas por cobrar a una nota por cobrar al 1 de mayo se registra mediante el siguiente asiento de diario:

Documento por cobrar 100,000
Cuentas por cobrar 100,000

Se realiza el siguiente asiento de diario para contabilizar el recibo del principal e intereses de los documentos por cobrar:

Dinero en efectivo 100,833
Documento por cobrar 100,000
Ingresos por intereses 833

Mientras que los ingresos por intereses se calculan como: $100,000 × 5% × 60/360

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