El concepto de devengo es el principio más fundamental de la contabilidad que requiere registrar los ingresos cuando se obtienen y no cuando se reciben en efectivo, y registrar los gastos cuando se incurren y no cuando se pagan.
GAAP permite la preparación de estados financieros sobre la base de lo devengado únicamente (y no sobre la base de efectivo). Esto se debe a que, bajo el concepto de devengo, los ingresos y gastos se registran en el período al que corresponden y no cuando se reciben o pagan. La aplicación del concepto de devengo da como resultado informes precisos de ingresos netos, activos, pasivos y ganancias retenidas, lo que mejora el análisis del desempeño financiero y la posición financiera de la empresa durante diferentes períodos.
Al final de cada período de informe, las empresas pasan asientos de diario de ajuste para registrar cualquier devengo, por ejemplo, devengo de gastos de servicios públicos, gastos de intereses, devengo de sueldos y salarios, ajuste de pagos anticipados, etc.
Ejemplos
Los siguientes ejemplos elaboran el concepto de acumulación.
- Una aerolínea vende sus boletos días o incluso semanas antes de que se realice el vuelo, pero no registra los recibos como ingresos porque el vuelo, el evento en el que se basan los ingresos, aún no ha ocurrido.
La aerolínea registra en diario la recepción de efectivo de la siguiente manera:
Banco A B C Ingresos no devengados A B C
Los ingresos no devengados son un pasivo corriente que se extingue cuando se realiza el vuelo.
Ingresos no devengados A B C Ingresos A B C - Una firma de contabilidad obtuvo su oficina en alquiler y pagó $120,000 el 1 de enero como alquiler anual. No registra el pago como gasto porque el edificio aún no se utiliza. En su lugar, registra el pago en efectivo como alquiler pagado por adelantado (que es un activo circulante):
Renta prepagada DEF Banco DEF
La empresa reconoce los gastos de alquiler durante el período. Por ejemplo, al preparar su estado de resultados trimestral el 31 de marzo, la empresa gasta el alquiler de tres meses, es decir, 30,00 (= $120,000/12 × 3] porque ha vencido el tiempo equivalente a 3 meses (del 1 de enero al 31 de marzo).
Gastos de alquiler GHI Renta prepagada GHI - Una empresa registra sus facturas de servicios públicos tan pronto como las recibe y no cuando se pagan, porque el servicio ya se ha utilizado. La empresa ignora la fecha en que se realizará el pago.
Base de efectivo
Una alternativa a la base de acumulación es la base contable de caja. Bajo la base de efectivo, las transacciones se registran en función de sus entradas o salidas de efectivo subyacentes. La base de efectivo se usa normalmente al preparar estados financieros para fines fiscales, etc.